Voor welke uitdagingen kwam de Eerste Kamer door COVID-19 te staan?

Voor veel organisaties en bedrijven is de impact van het COVID-19 virus op het functioneren groot. Dat geldt ook voor de Eerste Kamer. Het operationeel houden van de Senaat bleek in deze bijzondere tijd al snel een grote uitdaging. In maart en april werden aanvankelijk veel procedures en wetgeving door middel van uitvoerig e-mail verkeer en een snelle introductie van Microsoft Teams, digitaal behandeld. Gelukkig was de Ipad al in 2011 in de Eerste Kamer ingevoerd waardoor iedereen reeds aan het gebruiken van dit digitale middel was gewend. En sinds 2019 werkt de Eerste Kamer ook al volledig in de Cloud. Beide ontwikkelingen bleken eens te meer goede beslissingen te zijn geweest. De plenaire vergaderingen op de dinsdagen werden zoveel als mogelijk tot het hoogstnoodzakelijke beperkt. Daaronder viel onder meer de wetgeving over de enorme financiële steunpakketten die door de regering waren voorgesteld. Daarnaast werden de commissievergaderingen, deskundigenbijeenkomsten, mondelinge overleggen (gemiddeld 10 tot 15 per vergaderdinsdag) per direct naar digitale bijeenkomsten omgezet. Een ontwikkeling die tot heden ten dagen nog doorwerkt. De griffie (afgelopen jaar gegroeid naar 65 fte) werkt vrijwel vanaf het begin van de Coronacrisis grotendeels vanuit huis. Alleen op de vergaderdinsdagen is ongeveer 2/3e van de griffie aanwezig om de plenaire vergadering fysiek operationeel te houden. Doorgaans vergadert de Eerste Kamer alleen op dinsdag met een aantal uitzonderingen per jaar (bijvoorbeeld als er spoedwetgeving moet worden behandeld en de reguliere agenda inmiddels is volgeboekt) waarop er tevens op maandagavond wordt vergaderd. Het aantal vergaderdagen van de Kamer is in de Coronacrisis echter behoorlijk toegenomen. Dit geldt eveneens voor de lengte van de vergaderingen. Desondanks is er, vanaf het moment dat de avondklok werd ingevoerd, zoveel mogelijk naar gestreefd om ook daarmee rekening te houden. Eén van de gevolgen van het verhoogde aantal spoedprocedures, de toegenomen werklast en de invoering van de avondklok was dat er afgelopen jaar ook in recessen en op afwijkende dagen (woensdag, vrijdag) plenaire vergaderingen van de Eerste Kamer hebben plaatsgevonden. Al met al was het dus in alle opzichten een uniek jaar.

De oude plenaire zaal van de Eerste Kamer bleek te klein om op 1,5 meter afstand ruimte te bieden aan de 75 Senatoren en een aantal medewerkers van de Griffie, waaronder ikzelf als Griffier. In het meireces van 2020 is daarom met het Rijksvastgoedbedrijf (RVB), de eigenaar van de Ridderzaal, contact gelegd. De verantwoordelijke staatssecretaris van het RVB, Raymond Knops, gaf akkoord waarna wij vanaf mei 2020 van de Ridderzaal gebruik konden gaan maken. Op het moment van het schrijven van dit stukje gebruiken wij dus al een jaar de mooiste vergaderzaal van Nederland. Het inrichten daarvan was een enorme logistieke operatie. Zo vormde het technisch operationeel maken van de vergadering vanwege de benodigde audio- en visuele techniek een grote uitdaging . In de Grondwet staat immers dat burgers kennis van de parlementaire debatten moeten kunnen nemen. Als gevolg van de COVID 19-maatregelen is het toelaten van publiek bij de debatten in de Ridderzaal helaas niet mogelijk. Om die reden is de audiovisuele techniek nog belangrijker geworden. Zonder een werkende livestreamverbinding zijn we genoodzaakt het plenaire debat stil te leggen. Maar ook dit is gelukt (we hebben zelfs een gebarentolk bij een wetsbehandeling kunnen ‘livestreamen’ vanuit de Ridderzaal) en inmiddels is iedereen eraan gewend dat dit momenteel de tijdelijke plenaire zaal is waar de Eerste Kamer vergadert. Voorlopig kan de Kamer nog van deze zaal gebruikmaken. De renovatie van het Binnenhof start pas in het najaar. Bovendien zal de Kamer deze zomer zijn intrek nemen in de tijdelijke huisvesting van de Senaat gelegen aan het Lange Voorhout en de Kazernestraat in Den Haag. Het pand waar voorheen de Koninklijke Bibliotheek en daarna de Hoge Raad waren gevestigd. In dit gebouw is ook voorzien in een plenaire zaal die kan worden gebruikt indien de dreiging van het corona-virus is verdwenen.

Grondwettelijke kwesties

In april 2020 rees al de vraag of het operationeel houden van de Eerste Kamer tevens grondwettelijke implicaties zou inhouden. Specifiek rezen de vragen of het Grondwettelijke quorum, het vergaderen en tevens de besluitvorming digitaal plaats zouden kunnen vinden. Een meerderheid van de Kamer besloot daarom nog diezelfde maand voorlichting aan de Raad van State te vragen. Op 16 april 2020 werd de voorlichting door de vice-president van de Raad van State aan de Kamer aangeboden. In de kern adviseerde de Raad van State dat het democratisch proces moet doorgaan en dat het inzetten van digitale middelen voor de plenaire vergadering niet is uitgesloten, maar dat dit wel de uitzondering moet zijn. Een digitaal quorum is mogelijk, mits aan voldoende technische randvoorwaarden is voldaan. Het plenair vergaderen en de besluitvorming dient te zijn voorbehouden aan een situatie van een totale lockdown waarbij het staatsnoodrecht zou moeten worden ingeroepen. De Kamer besloot na de zomer tot het invoeren van een tijdelijk digitaal quorum; leden die op een vergaderdinsdag niet strikt fysiek aanwezig dienen te zijn, kunnen sinds eind oktober via een beveiligd systeem met de Ipad een digitale handtekening zetten én zichzelf identificeren middels een foto waardoor het grondwettelijk vereiste quorum van 38 leden digitaal kan worden gehaald. Iedere 3 maanden dient de Kamer over het al dan niet verlengen van het quorum te besluiten.

Het werken als Griffier en van de Griffie in deze corona-tijd is enorm inspannend gebleken. De Kamer kwam voor ingewikkelde praktische en, zoals hierboven al bleek, ook soms voor stevige constitutionele vraagstukken te staan. Inmiddels wordt de nieuwe werkwijze al weer een beetje gewoon, hoewel het verlangen naar een meer normale situatie er nog steeds is.

Prinsjesdag

Tot slot maak ik graag nog kort melding van een bijzondere vergadering waarbij de Eerste Kamer het voortouw in de organisatie heeft: Prinsjesdag. De Ridderzaal bleek te klein voor zelfs een afgeschaalde Verenigde Vergadering van 225 leden, de regering en een aantal ambtenaren. Zodoende werd op 15 september 2020 uitgeweken naar de Grote Kerk in Den Haag, waar een sobere variant van de derde dinsdag in september werd georganiseerd. Daaraan ging een enorme logistieke inspanning vooraf vanwege de te treffen COVID-19 maatregelen. Gelukkig resulteerden al die maanden van planning in een sobere maar fraaie en bijzondere Prinsjesdag.

Toen ik in oktober 2018 door de Kamer werd gekozen en benoemd als vijftiende Griffier van de Senaat, kon ik niet vermoeden dat ik in mijn 2e jaar met deze inspannende en soms ingewikkelde vraagstukken zou worden geconfronteerd. Ik trek nog wel eens de vergelijking met het lopen op ijsschotsen, waarbij je soms (snelle) beslissingen moe(s)t nemen waarvan je de uitkomst niet geheel kunt overzien. Vooralsnog ben ik samen met mijn griffie-collega’s gelukkig op de juiste ijsschotsen gesprongen en kon en kan het wetgevingsproces gedurende de COVID-19 pandemie doorgang vinden.